کارفرمایان باید تمام اسناد مربوط به شغل مانند سوابق استخدام، بررسی عملکرد، اقدامات انضباطی و شرح وظایف را در پرونده عمومی پرسنل کارمند نگهداری کنند. … قانون آمریکایی های دارای معلولیت (ADA) کارفرمایان را از گنجاندن اطلاعات پزشکی در پرونده پرسنل عمومی کارکنان منع می کند.
چه مدارکی باید در پرونده پرسنلی کارمند نگهداری شود؟
چه چیزی در پرونده پرسنلی نگهداری شود
- شرح شغل برای موقعیت.
- درخواست شغل و/یا رزومه.
- پیشنهاد استخدام.
- فرم W-4 IRS (گواهی کمک هزینه کسر مالیات)
- رسید یا تأییدیه امضا شده دفترچه راهنمای کارمند.
- ارزیابی عملکرد.
- فرم های مربوط به مزایای کارکنان.
چه مدارکی نباید در پرونده پرسنلی نگهداری شود؟
نمونه هایی از مواردی که نباید در پرونده پرسنلی گنجانده شود عبارتند از:
- سوابق قبل از استخدام (به استثنای درخواست و رزومه)
- اسناد تراکنش حضور و غیاب ماهانه.
- شکایت‌های افشاگر، یادداشت‌های ایجاد شده از تحقیقات شکایت تبعیض غیررسمی، Ombuds، یا آب و هوای دانشگاه.
چه چیزی در پرونده پرسنلی نگهداری می شود؟
فایل های پرسنلی معمولاً حاوی اسنادی است که کارمند قبلاً آنها را بررسی کرده است و بنابراین او آشنا است.با محتوای آنها این شامل اسنادی مانند درخواست های شغلی، ارزیابی عملکرد، نامه های شناسایی، سوابق آموزشی، و فرم هایی است که به جابجایی و ترفیع مربوط می شود.
آیا یادداشت های مصاحبه باید در پرونده پرسنلی نگهداری شود؟
در طول مصاحبه های شغلی، احتمالاً شما (یا مدیر استخدام) در مورد نامزد یادداشت برداری می کنید. … از آنجایی که این یادداشت ها به تصمیم استخدام شما مربوط می شود، طبق مقررات کمیسیون فرصت های شغلی برابر باید حداقل یک سال نگه داشته شوند. با این حال، لازم نیست آنها در یک پرونده پرسنلی نگهداری شوند.
